Onze HR-processen kunnen veel efficiënter door gebruik te maken van Mercash.

Dakfacilities

Margriet Meijer, Hoofd P&O bij Dakfacilities, heeft de plannen al uitgestippeld. Dit jaar wordt een grote slag gemaakt in de automatisering van de HR-processen. “We maken nog veel te weinig gebruik van Mercash. Wat dat betreft zijn we nog redelijk ouderwets. Tot 1 januari stopten we alle documenten nog in papieren dossiers. Dat was zo omslachtig, ik werd er kriegel van terwijl we de salarisstroken inmiddels digitaal beschikbaar stellen. Vandaar dat we zijn overgestapt naar digitale medewerkersdossiers, dat scheelt al zoveel onnodig werk. Onze HR-processen kunnen veel efficiënter door gebruik te maken van Mercash. Daar gaan we dit jaar een grote slag in maken.”

Bouwbedrijven

Msquared Groep is een holding van acht bouwbedrijven, gespecialiseerd in de realisatie en het onderhoud van daken. Vanuit de holding worden alle ondersteunende diensten, waaronder P&O, geleverd aan de bedrijven. Dit gebeurt onder de vlag van de serviceorganisatie Dakfacilities. Er werken in totaal zo’n 400 mensen bij deze bedrijven. Op de afdeling P&O werken 5 personen.

Margriet Meijer, Hoofd P&O Dakfacilities

Margriet Meijer, Hoofd P&O Dakfacilities

 

De Msquared Groep is in 2013 live gegaan met de software van Mercash. En, zoals zo vaak bij een overgang naar een nieuw e-HRM-systeem, is er voor gekozen om 1-op-1 over te gaan; ‘as is’, zoals de processen op dat moment lopen. Herstructurering en andere omstandigheden zorgen er vervolgens voor dat optimaliseren van HR-processen naar de achtergrond verdween. De salarisverwerking had op dat moment de hoogste prioriteit.
In het afgelopen jaar, 2016, zijn de plannen voor een effectievere en efficiëntere inrichting van de HR-processen weer opgepakt. De overgang naar een recentere versie van het ERP-systeem Microsoft Dynamics NAV laat zien hoe ver de digitale ontwikkelingen gevorderd zijn.

Slimmer, anders en beter

Margriet Meijer: “Het gemak waarmee ik nu dagelijks het actuele overzicht van het ziekteverzuim kan raadplegen. De snelheid waarmee ik inzicht heb in dergelijke managementinformatie, is fantastisch. En dan heb je ook nog de koppeling tussen de gegevens uit Mercash-software naar het financiële pakket van Microsoft Dynamics NAV. We hebben een duidelijke visie op de toekomst: hoe het slimmer, anders en beter kan verlopen. Consultants van Mercash helpen ons daarbij, want wij hebben de tips en tricks nodig hoe we alles zo optimaal mogelijk kunnen inrichten en benutten”.

Dat is wel bijzonder, een serviceorganisatie wordt meestal opgericht om de efficiëntie te vergroten. Is hier sprake geweest van de wet van de remmende voorsprong?

Margriet Meyer: “Misschien. De ideeën waren er wel, maar er werd geen voorrang aan gegeven. De stappen die we nu zetten, betreffen vooral de omkering van processen op de eigen P&O-afdeling. Daarbij moet invoering in het e-HRM-systeem van Mercash de eerste stap zijn en niet de laatste. Dat is wennen voor mijn collega’s op de personeelsadministratie die hun eigen checklistjes hebben. Uiteindelijk worden die overbodig omdat dat de Mercash-software automatisch handige to-do-lijstjes maakt. Als we die interne kanteling hebben uitgevoerd, kunnen we de slimme mogelijkheden stap-voor-stap naar de bedrijven uitrollen.”

Consultants van Mercash helpen ons daarbij, want wij hebben de tips en tricks nodig hoe we alles zo optimaal mogelijk kunnen inrichten en benutten.

Wat is de stip op de horizon?

“Het uiteindelijke doel is dat de leidinggevenden zelf de ziekmeldingen opgeven en wij ze alleen maar hoeven te controleren. Dat medewerkers hun eigen verlof kunnen aanvragen. Sommige bedrijven vragen er al om. Het idee dat de dakenbranche achter loopt met de digitale ontwikkelingen, is achterhaald. Sommige ondernemingen lopen in dat opzicht juist al zo ver voor op de markt. Die werken met een dak-app, iPads voor de werkzaamheden op het dak en alles. Ook onze HR-processen kunnen directer en slimmer.”

Maar ook dan er valt toch nog wel wat te winnen op digitaal gebied?

“Ja, we zijn ook bezig met het opleidingsinstituut voor de dakenbranche. Die levert alle certificaten nog op papier aan. Dat vraagt extra werk om die eerst te scannen en dan in het digitale dossier te stoppen. Als zij digitale certificaten aanleveren, kun je ze meteen in het dossier slepen. Dat is wel zo gemakkelijk.”

logo MSQuared