Om de continuïteit van de organisatie te kunnen borgen, moeten we scherp zicht hebben en houden op de kosten.
Carl Seijben, financieel directeur 

PIW Groep

Grootse veranderingen, onzekerheid en concurrentie in de welzijnszorg. De PIW Groep zorgt voor continuïteit in zijn dienstverlening door een nieuwe koers, een kleine marge en een heel sterke kostenbewaking. Financieel directeur Carl Seijben over de transformatie.

Carl Seijben, financieel directeur PIW Groep

Carl Seijben, financieel directeur PIW Groep

Preventie en presentie

De PIW Groep zet sterk in op preventie en presentie, vertelt financieel directeur Carl Seijben. “We willen problemen in gezinnen en wijken vroegtijdig signaleren en aanpakken voordat ze leiden tot grotere problemen of zwaardere zorg. Als je bijvoorbeeld ziet dat een gezin vier keer per week het avondeten uit een frituur haalt, dan weet je dat dat op langere termijn kan leiden tot overgewicht en gezondheidsklachten. Het behandelen daarvan is veel duurder dan het gedrag van dat gezin nu corrigeren.”

Om zo dicht mogelijk bij de burgers te zitten worden bijvoorbeeld verschillende activiteiten geconcentreerd in de zogenoemde Integrale Kindcentra. Om het onderwijs heen worden diensten als kinderopvang en buitenschoolse opvang georganiseerd. “We vinden dat kinderopvang en peuterspeelzaalwerk thuis horen binnen het sociaal werk. Daar signaleer je de eerste mogelijke problemen. Daar kun je nog vroegtijdig en spelenderwijs bijsturen. Een praktisch voorbeeld, in Sittard-Geleen krijgen anderstalige moeders vanuit een burgerinitiatief Nederlandse taallessen. De taalcoaches verweven nu in het lesmateriaal tips over opvoeden in de Nederlandse samenleving. We hebben dat materiaal ontwikkeld omdat onze peuterleidsters signaleerden dat daaraan behoefte was.”

We moeten heel marginaal calculeren

De PIW Groep kan niet langer als vanzelfsprekend op de subsidies rekenen. Ze moet via aanbestedingen andere partijen gaan concurreren om opdrachten en daarmee geld binnen halen. Als bijna monopolist kun je in eerste instantie eigenlijk alleen maar verliezen, constateert de financieel directeur: “De vanzelfsprekendheid die er ooit was, die is voorbij. Je zult echt het resultaat van je producten en diensten moeten aantonen. In deze tijd moet je bereid zijn je kosten te verlagen. Met een hoge verkoopprijs kunnen wij niet aankomen. We moeten heel marginaal calculeren, we calculeren met twee procent marge.”

“We denken nog steeds niet in winst van onze organisatie. Dat gaan we ook niet doen, dat is onze missie niet. Continuïteit van de organisatie is belangrijk. Om die continuïteit te kunnen borgen, moeten we scherp zicht hebben en houden op de kosten van onze producten en diensten. Bij ons bestaan die voor 75 procent uit loonkosten. Daarom is sturing op de kosten en de productiviteit van medewerkers van cruciaal belang is. Om die te bewaken moet de integratie tussen de financiële administratie en loonadministratie optimaal zijn.“

We willen direct inzicht in kostenstructuur en loonkosten

De PIW Groep werkt sinds zeven jaar met de HR- en salarissoftware van Mercash. “De beslissing voor Mercash is met name ingegeven door financiële controle-argumenten. We wilden heel direct inzicht in de kostenstructuur en de loonkosten, zowel in de voorcalculatie als in de nacalculatie. Datzelfde geldt voor productieve uren. Doordat de HR- en salarissoftware een add-on op Microsoft Dynamics Navision is, hebben we alles intracomptabel in een pakket. Als ik gegevens naar Excel trek, dan is dat een extra handeling en door de extra bewerking zijn de cijfers niet meer betrouwbaar. De gegevens komen in de boekhouding via een procedure die is vastgelegd in de Administratieve Organisatie. Als dat proces goed loopt, kunnen we erop vertrouwen dat de rapportages betrouwbaar zijn.“ Door de integrale uitwisseling kan Carl Seijben c.s. elke maand zijn projectbewaking doen, en zien wat zijn nacalculatie is. Als het nodig is kan hij maandelijks de kosten bijsturen.

PIW Groep gebruikt naar tevredenheid HR-software van Mercash

De PIW Groep zit midden in een groot veranderingsproces. De Participatiewet, de Jeugdwet en de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) die in 2015 van kracht werden, betekenen een forse kanteling in het welzijnswerk. De nieuwe koers ‘Samen sterker in de kern’ moet het antwoord bieden op de veranderingen. De PIW Groep is de koepelorganisatie waaronder Partners in Welzijn, Spelenderwijs, Ecsplore, Welzohandig, Volt en OD-CJG met zo’n 300 medewerkers de Westelijke Mijnstreek in Limburg voorziet van welzijnszorg.