skip to Main Content

Overzicht en inzicht in persoonsgegevens

Met de AVG of GDPR moet het vastleggen van persoonsgegevens aan strengere bepalingen voldoen. Heeft u al voldoende overzicht hierin? Kunt u werknemers inzicht geven in de persoonsgegevens die in uw personeelsadministratie zijn vastgelegd? Vier praktische tips.

Een werknemer inzicht in de vastgelegde persoonsgegevens geven.

Voor een overzicht op persoonsniveau zijn er meerdere manieren om een medewerker toegang te geven tot zijn eigen gegevens. De eerste en meest eenvoudige wijze is via het medewerkersportaal (ESS). Op deze wijze kan uw medewerker altijd en overal zijn eigen informatie raadplegen, zonder dat hiervoor een beroep op de personeelsadministratie of HR-medewerker hoeft te worden gedaan.
Via het medewerkersportaal zou u voormalige werknemers tijdelijk toegang kunnen geven tot de persoonsgegevens die u van hen heeft vastgelegd.

Een tweede manier om een overzicht op persoonsniveau te krijgen is via Mercash Export naar Excel. Voor het eerste gebruik definieert u eenmalig welke informatie u in het overzicht wilt hebben. Als derde optie kunt u Rapid Start in Dynamics NAV gebruiken.

Een overzicht van alle vastgelegde persoonsgegevens maken.

Wilt u van alle medewerkers een overzicht hebben dan kunt u gebruik maken van de functie ‘Export naar Excel’ binnen Mercash. Een Mercash-consultant kan u assisteren bij de definitie van de export.

Zien welke gebruikers toegang tot persoonsgegevens hebben.

Heeft u de toegang tot gevoelige informatie goed geregeld? Wanneer u twijfelt of uw autorisatie-inrichting AVG-proof is? Bekijk dan met een Mercash-consultant de inrichting en maak een plan om de toegang volgens de privacywetgeving zo snel mogelijk op orde te krijgen.

Voorkomen dat persoonsgegevens met een export in Excel, Outlook of Power BI terechtkomen.

Voor rapportages naar andere onderdelen in uw organisatie zijn exports naar Excel en dergelijke heel handig. U wilt echter voorkomen dat er onnodig persoonsgegevens worden meegestuurd. Hiervoor loopt u uw exportdefinities en rapportages na. Waar nodig verwijdert u de velden met persoonsgegevens. Als tweede onderdeel in het kader van bescherming van persoonsgegevens, kunt u ook wijzigen wie geautoriseerd is om de rapporten te gebruiken.

Back To Top