Nieuwe Arbokoppeling per 1-1-2018

Vanaf 1 januari 2018 is een nieuwe koppeling tussen Mercash-software en arbodiensten actief. De bestaande koppeling is dan niet meer bruikbaar.

Bescherming van persoonsgegevens van werknemers is een hoog goed. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht op de naleving van de Wet bescherming persoonsgegevens. AP attendeerde arbodiensten en softwareleveranciers dat het op voorhand doorgeven van gegevens van werknemers inclusief burgerservicenummer (BSN) niet conform de privacywetgeving is. Een werkgever levert geen BSN aan.

Mercash VerzuimMedisch Dossier

Het BSN mag pas worden genoteerd zodra er een medisch dossier wordt aangelegd, dat wil zeggen: zodra de werknemer bij de bedrijfsarts komt. Dan wordt het BSN genoteerd op basis van het identiteitsbewijs dat de werknemer mee neemt. Het BSN verkregen van het ID-bewijs wordt daarna in de communicatie tussen UWV, werkgever, behandelaars en arbodienst/bedrijfsarts gebruikt.

Nieuwe verzuimstandaard

Deze aanwijzing van de AP heeft consequenties voor onze systemen en werkwijzen in combinatie met de persoonsgegevensuitwisseling tussen werkgever en arbodienst. In samenwerking met verschillende partijen is een nieuwe koppeling tot stand gekomen: verzuimstandaard. In de verzuimstandaard is vastgelegd welke gegevens minimaal moeten en maximaal kunnen worden uitgewisseld tussen werkgever en arbodienst. Daarnaast is ook vastgelegd hoe de gegevens worden overgedragen.

Nieuwe koppeling vanaf 2018

Concreet betekent dit dat wij per 1 januari 2018 een nieuwe arbokoppeling beschikbaar stellen aan onze klanten. Heeft u een bestaande koppeling en wilt u gebruik maken van deze nieuwe standaard? Of heeft u nog geen koppeling en wilt u weten wat de mogelijkheden zijn voor uw arbodienst? Vraag onze Servicedesk om meer informatie.

Oude koppeling onbruikbaar

Indien u geen gebruik wenst te maken van een nieuwe koppeling, kunt u uiteraard contact opnemen met uw arbodienst om te bepalen hoe u het beste uw verzuimmeldingen en andere communicatie omtrent verzuim kunt uitwisselen. De bestaande koppeling voldoet vanaf 2018 niet meer aan de vernieuwde eisen vanuit de richtlijnen Autoriteit Persoonsgegevens. Vanuit de arbodiensten kunnen de oude koppelingen niet langer worden gebruikt.

Ziek = verzuim

In aansluiting op deze nieuwe richtlijnen zijn de termen in de aankomende versie van Mercash-software aangepast. Waar eerder sprake was van ‘ziek- en herstelmeldingen’ is dit gewijzigd naar ‘verzuimmeldingen’.

Deze aanpassing ziet u vooral terug op pagina’s en bij componenten. Bij bestaande klanten hebben we de wijzigingen niet in de inrichting aangebracht, omdat deze per klant verschilt. Uiteraard bestaat de mogelijkheid om dit zelf te wijzigen. De uitleg hiervoor vindt u terug in de komende releasenota.