De kracht van de software van Mercash is dat je het proces in de hand hebt.
Joleen Nijland, Adviseur Arbeidsvoorwaarden en Salaris

Maritiem Onderzoeksinstituut MARIN

In 2015 is maritiem onderzoeksinstituut MARIN van Microsoft NAV 5.0 naar NAV 2015 overgeschakeld. Een groot project dat naast de dagelijkse activiteiten werd uitgevoerd. Joleen Nijland: “Mercash is geen ‘black box’ waarbij je altijd hulp in moet schakelen. Als er iets niet klopt, dan kun je zelf verder onderzoeken waardoor het verschil in salarisberekening ontstaat.”

Joleen Nijland, MARINDe tweejaarlijkse open dag van MARIN (Stichting Maritiem Research Instituut Nederland) in Wageningen trekt inmiddels zo’n 7.500 bezoekers. Het is dan ook dé kans om de indrukwekkende simulatoren en testbassins te bekijken van een van de grootste maritieme onderzoeksinstituten ter wereld. De hoogstaande, innovatieve techniek vertaalt zich zichtbaar naar onder meer bassins waar opgewekte golven tegen de randen klotsen. Bij het in 1929 opgerichte instituut werken 375 medewerkers, verdeeld over zes business units en drie locaties: Wageningen, Ede en Houston (VS). De omzet van de organisatie wordt voor 90 procent gehaald uit commerciële opdrachten en 10 procent uit wetenschappelijk onderzoek.

Joleen Nijland, verantwoordelijk voor arbeidsvoorwaarden en de salarisadministratie, kwam in februari 2009 bij MARIN in dienst. Het werd voor haar meteen een kennismaking met de Mercash-software. MARIN bereidde in dat jaar de overstap naar Microsoft NAV als ERP-systeem voor. De organisatie had daarbij tegelijkertijd gekozen voor Mercash, de enige Nederlandse HR- en salarissoftware die volledig integreert met NAV.

Salarissysteem jaarlijks bijhouden

In vergelijking met een ander salarissysteem waar ze in haar vorige baan mee had gewerkt, was Nijland aangenaam verrast: “De kracht van de software van Mercash is dat je het proces zelf in de hand hebt. Er zijn geen mutatiebestanden die ’s nachts moeten worden verwerkt waardoor je pas de volgende dag de berekeningsresultaten ziet. Je kunt realtime proefberekeningen maken en op basis daarvan de gegevens direct aanpassen.” Het salarissysteem houdt Nijland bij door elk jaar kritisch te kijken naar de regelingen en de inrichting. Een tip die ze collega’s kan geven: “Let goed op waar veranderingen in fiscale en/of sociale wetgeving en in de loonaangifte de bedrijfsspecifieke regelingen raken. Het voorkomt dat je achteraf voor verrassingen komt te staan!”

Impact inzichtelijk

Nijland ervaart de Mercash-software als inzichtelijk, ook wat de inrichting betreft. “Het is geen ‘black box’ waarbij je altijd hulp in moet schakelen, omdat je met geen mogelijkheid zelf de oorzaak van een verkeerde uitkomst kunt achterhalen. Als er iets niet klopt, dan kun je zelf verder onderzoeken waardoor het verschil ontstaat.”
MARIN kent geen cao, alle regelingen voor de medewerkers zijn bedrijfsregelingen. Het systeem is inmiddels volledig afgestemd op de pensioenregeling, verlofafspraken en de flexibele arbeidsvoorwaarden met fiscale uitruilmogelijkheden. Geen van deze specifieke regelingen levert in de dagelijkse praktijk veel problemen op.

Dat was wel anders met de veranderingen in 2012 in de 30%-regeling voor zogenoemde extraterritoriale werknemers. Een werkgever mag een onbelaste onkostenvergoeding van 30% van het fiscale loon belastingvrij uitbetalen aan buitenlandse werknemers die aan de eisen van de 30%-regeling voldoen. Daarbij gelden specifieke, leeftijdsafhankelijke grenzen. Het betekende voor Joleen Nijland extra werk, want er was geen keihard bedrag dat voor deze regeling simpelweg kon worden ingevoerd. Twee jaar lang zat ze iedere salarisperiode weer volgens de ‘trial-en-error’-methode bedragen in te voeren, aan te passen en nogmaals aan te passen tot het maximale volgens de regeling precies was bereikt. Met het inbouwen van automatische berekening van de 30%-regeling door Mercash, kon Joleen Nijland een dag per maand aan nuttigere zaken besteden.

Continuïteit met één verantwoordelijke voor salarisadministratie

marin-offshore-basinJoleen Nijland is de enige salarisspecialist binnen MARIN. Met een omvang van een kleine vierhonderd medewerkers en maandelijks weinig massamutaties, is dat in principe ook voldoende. Maar het vraagt om extra maatregelen om de continuïteit te borgen. In haar vakanties zorgt ze dat de salarisberekeningen en, nog belangrijker, de salarisbetalingen, gewoon doorlopen. In geval van onverwachte uitval, is met Mercash afgesproken dat zij de salarisactiviteiten uitvoeren. Met een dergelijke afspraak is de voortgang verzekerd. De onderlinge contacten ervaart ze als heel prettig. En, zeker in een solistische functie is het ook lekker ‘sparren’ met de consultants van Mercash over zaken binnen het vakgebied.

Nieuwe mogelijkheden

In 2015 is MARIN van Microsoft NAV 5.0 naar NAV 2015 overgeschakeld. Deze verandering leverde voor de afdeling naast een hele andere look and feel van het systeem ook nieuwe mogelijkheden op. Deze worden nu nog niet allemaal of optimaal benut, maar dat hoopt MARIN in 2017 te veranderen. Voor 2017 staan invoering van Employee Self Service, verbeteringen van de rapportages en de werkprocedures als projecten op de wensenlijst. Volgens Joleen weer een leuke mogelijkheid om met de consultants van Mercash samen te werken aan nieuwe ontwikkelingen.