Verlofopbouw, onregelmatigheidstoeslag, roosterplanning, noem maar op, in 90 procent van de issues gingen we er met Mercash op vooruit.
Nik Bos, ICT-coördinator

KinderRijk snel over op Mercash Online

Data-integriteit. Daar ontbrak het met het vorige e-HRM-systeem aan. Door het vele handwerk voor verzuim, roosterplanning en overwerk klopten bijvoorbeeld de verlofopbouw niet, waren de ORT-gelden en de verzuimcijfers niet correct. Dus stapte kinderdagopvang KinderRijk in drie maanden tijd over naar Mercash Online. ICT-specialist Nik Bos: “Er valt altijd wat finetunen, maar deze overgang was er een uit het schoolboekje.”

Digitale transformatie

In 2018 begon KinderRijk aan de digitale transformatie. De eerste stap was het introduceren van Microsoft Office 365. Online dus, omdat onder meer de schaalbaarheid een cloudplatform toekomstbestendig maakt. Het gekozen beleid: ICT-oplossingen zijn cloudbased en bij voorkeur Microsoft. Dat bracht de tweede stap in de transformatie naar Microsoft Dynamics 365, zoals deze ERP-oplossing door Kidsvision in de loop van 2018 is geïmplementeerd.

Nik Bos is voor een werkgever een gedroomde medewerker om de digitale transformatie te begeleiden. Begonnen als pedagogische medewerker, heeft hij enige tijd als managementassistent gewerkt en vervolgens als vestigingsmanager. Wat daarna begon als één dag per week vestigingen ondersteunen als functioneel beheerder is inmiddels uitgegroeid tot zijn fulltime functie als ICT-coördinator. Door zijn liefde voor ICT en pedagogiek en door zijn praktijkervaringen, kan hij bij elk ICT-project het belang en de wensen voor de verschillende functies doorgronden en bij elkaar brengen. Hierdoor wordt een project géén feestje voor de ICT’er: de mooiste technische oplossing, maar voor een eindgebruiker valt er niet mee te werken.

Noodzakelijk kwaad gemakkelijk maken

De mensen die op een vestiging van KinderRijk werken zijn als eerste geboeid door pedagogiek, het ontwikkelen van kinderen. Het belang van de kinderen, het werken met de kinderen, daar draait het allemaal om. Als beroepsgroep zijn ze pas laat aan computers en het gebruik ervan begonnen, en eerlijk gezegd, vinden ze het soms nog onnodig en lastig. Nik Bos: “Over techniek denken ze het liefst niet over na, ze willen met pedagogiek bezig zijn. Ze zien administratie toch als een noodzakelijk kwaad. Dan is het aan ons om die zo gemakkelijk mogelijk te maken.”

Dus als een medewerker plotseling uitvalt, dan is de primaire zorg van een vestigingsmanager het vinden van een vervanger voor de groepen. In tijden van personeelskrapte is dat al een pittige taak op zichzelf. Het schuiven in de roosterplanning is de volgende uitdagende bezigheid. In dat licht bezien, laten we eerlijk wezen, zijn het volledig en tijdig doorgeven van de verzuim- en betermeldingen dan de laatste, de minst belangrijke, zaken. Als in het hele administratieve proces veel van deze taken handmatig moeten worden uitgevoerd, wil er weleens een fout worden gemaakt of melding vergeten. Als de roosterplanning, het e-HRM- en het ERP-systeem vervolgens met verschillende gegevens werken, dat heb je als organisatie een serieus probleem: gebrek aan data-integriteit omdat de informatie uit de verschillende systemen niet met elkaar stroken.

Als de roosterplanning, het e-HRM- en het ERP-systeem met verschillende gegevens werken, dat heb je als organisatie een serieus probleem: gebrek aan data-integriteit.

Kunnen we de problemen die we nu hebben met Mercash tackelen?

Deze problematische situatie was voor KinderRijk reden om zich te oriënteren op Mercash Online. De software van Mercash voldoet ten eerste aan de uitgangspunten van het ICT-beleid: cloudbased en gebouwd op het Microsoft-platform van NAV Dynamics. Nik Bos: “Mercash werkt met een zogenoemde blauwdrukaanpak. Die hebben we vergeleken met onze pijnpunten: kan Mercash aan onze wensen voldoen, kunnen we de problemen die we nu hebben met Mercash tackelen? Verlofopbouw, onregelmatigheidstoeslag, roosterplanning, noem maar op, in 90 procent van de issues gingen we er met Mercash op vooruit. Toen hebben we gezegd: 90 procent verbetering ten opzichte van bestaande HRM-systeem is meer dan acceptabel. Een van de grote voordelen is dat de ERP-oplossing van Kidsvision en Mercash Online beide gebruik maken van dezelfde database. Werken met dezelfde gegevens dat werkt ten eerste efficiënter omdat er minder handmatig inkloppen van gegevens nodig is. Ten tweede vermindert het de kansen op fouten aanzienlijk.”

Een van de grote voordelen is dat de ERP-oplossing van Kidsvision en Mercash Online beide gebruik maken van dezelfde database.

ICT als spil tussen gebruikers en Mercash

Samen met ICT-collega Wim Vroon was Nik Bos de spil tussen de gebruikers bij KinderRijk, het MT en de consultants van Mercash. “Het was teamwork. Het projectteam kreeg van het managementteam de volle steun om het uit te voeren. Deze overgang was er een uit het schoolboekje. Er waren nogal wat mensen die een overgang van het ene naar het andere systeem binnen drie maanden nogal ambitieus vonden, maar het is vlekkeloos verlopen. Wim en ik verzamelden als een soort spin in het web de verschillende opmerkingen en namen die met Mercash door. We hebben ook veel opgestoken van de ervaringen van Mercash. Als wij een proces op onze manier wilden inrichten, konden zij op basis van de best practices adviseren om het anders te doen. Mercash belooft ook geen gouden bergen, maar heeft een nuchtere aanpak. Als iets niet verstandig is, dan zeggen de consultants Mercash dat ook. Zo’n aanpak past bij KinderRijk, we hadden direct een goede samenwerking.”

Het was teamwork. Het projectteam kreeg van het managementteam de volle steun om het uit te voeren.

Van digitale transformatie naar finetunen

“Voor de eindgebruiker was afgelopen jaar een heftig jaar vol met wisselen door de digitale transformatie. De overgang naar Mercash viel voor de managers mee omdat ze al bekend waren met Dynamics en zodoende de interface van Mercash eenvoudig herkenden. Maar als je als gebruiker een nieuw systeem moet leren kennen en je hebt er niet zo veel mee, dan kost dat meer tijd en moeite en vaker uitleggen. Dit ruimte moeten we de gebruikers ook geven.“

“Je hebt voor sommige zaken de daadwerkelijke gebruikerservaringen nodig, daarom is er na live-gang altijd wel wat finetuning nodig. Verder merken we dat er bij gebruikers nog veel vragen leven over de takenlijstjes, de todo’s, zeker wanneer het gaat om de verzuimprocessen. Daar moeten we nog extra tijd voor inruimen om het een en het ander toe te lichten. Het grote deel van de activiteiten is inmiddels verschoven van handmatige invoer naar controle. Dat is ook een sterke vooruitgang in efficiëntie.“

Na drie salarisruns is de implementatiefase voor salaris, HR, verlof en verzuim praktisch afgerond. Dan wordt het projectteam ontbonden en beperkt de rol van Nik Bos tot applicatiebeheerder. Voor dit jaar staat er nog wel een fase 2 te wachten, het in gebruik nemen van Mercash Recruitment Services. Maar Nik Bos vertrouwt erop dat dat in vergelijking met afgelopen jaar een eenvoudige project wordt.

Na drie salarisruns is de implementatiefase voor salaris, HR, verlof en verzuim praktisch afgerond.

KinderRijk

Stichting KinderRijk verzorgt kinderopvang en buitenschoolse opvang voor kinderen tot 12 jaar voornamelijk in Amstelveen en Amsterdam. Op de veertig vestigingen werken zo’n 600 medewerkers. Zo’n vijftig medewerkers werken op het overkoepelende service center.