Google de naam van de sollicitant en uit de resultaten krijg je al snel een beeld wat voor type de persoon is. Ook komen al snel incidenten, arbeidsconflicten of andere zaken boven water die in het cv keurig zijn weggepoetst. Een online check of pre-employment screening van sollicitanten is in recruitment een vanzelfsprekendheid geworden. Mag het, of mag het nóg als in mei 2018 de aangescherpte privacywetgeving van kracht wordt?

Persoonsgegevens

Gegevens van sollicitanten zijn persoonsgegevens. Het opvragen, raadplegen en gebruiken van deze gegevens valt onder de definitie van ‘verwerking‘ in de zin van de privacyverordening ook als deze informatie publiekelijk toegankelijk is. Dit betekent dat als u Google en sociale media gebruikt om informatie te krijgen over een sollicitant u moet voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de privacy-verordening. Onbeperkt LinkedIn en Facebook afstruinen om een beter beeld te krijgen van uw sollicitant is niet toegestaan.

Wanneer mag u gegevens van sollicitanten op sociale media gebruiken?

De verwerking van de gegevens van de sollicitant moet ‘rechtmatig, behoorlijk en transparant’ zijn. Verder mogen de gegevens alleen voor ‘welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden’ worden verwerkt en moet de verwerking ‘ter zake dienend’ zijn en worden beperkt tot wat ‘noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt’. Mooi, juridisch geformuleerde uitgangspunten, maar wat betekent dit voor de praktijk?

De praktijk

U moet een grondslag genoemd hebben in de privacyverordening om persoonsgegevens te mogen verwerken. Voor pre-employment screening geldt dat de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk moet zijn voor het behartigen van gerechtvaardigde belangen. Het beroep op een gerechtvaardigd belang brengt altijd met zich mee dat er een afweging moet plaatsvinden tussen het belang van de onderneming en het belang van de sollicitant.

Een gerechtvaardigd belang kan bijvoorbeeld zijn het verkrijgen van een vollediger beeld van een sollicitant, maar alleen voor zover dit noodzakelijk en relevant is voor de uitoefening van de functie. Professionele online profielen op bijvoorbeeld LinkedIn kunnen hier aan bijdragen. Bij privé informatie op social media is dit echter zeer de vraag. Alhoewel de verleiding vaak groot is om te achterhalen wat sollicitanten in hun vrije tijd doen en hoe zij zich hierbij publiekelijk profileren, is het zeer de vraag of het verwerken van deze gegevens wel ‘noodzakelijk’ is voor het ‘behartigen van een gerechtvaardigd belang’.

Toestemming

Let op. Een grondslag die ook in de privacy-verordening staat is ‘toestemming’. Dan zou de oplossing toch simpelweg kunnen zijn een sollicitant toestemming te vragen? Zo eenvoudig ligt dat niet. Van toestemming kan alleen sprake zijn als een sollicitant een echte en vrije keuze heeft en kan weigeren of de toestemming kan intrekken zonder nadelige gevolgen. Hiervan is geen sprake gelet op de ongelijke verhouding tussen werkgever en sollicitant. Het is dus niet toegestaan om een sollicitant om toestemming te vragen om een online-check te mogen doen.

Verwerking persoonsgegevens

Voor de sollicitant moet het duidelijk zijn dat zijn persoonsgegevens worden verwerkt, waarom deze worden verwerkt en waar de verwerking uit bestaat. Ook moet het voor de sollicitant duidelijk zijn dat de gegevens die worden verzameld niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is. Dit houdt in dat de gegevens in ieder geval direct moeten worden verwijderd als duidelijk is dat er geen arbeidsovereenkomst komt. De informatie en communicatie moet voor de sollicitant eenvoudig toegankelijk zijn en er moet duidelijke en eenvoudige taal worden gebruikt.

Conclusie

Een online-check van een sollicitant is een verwerking van persoonsgegevens. Ongelimiteerd het internet afzoeken naar informatie over sollicitanten is daarom niet toegestaan. In de vacaturetekst dient te worden opgenomen dat een online-check onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure. Hierbij moet worden vermeld waar de online-check uit bestaat en wat het doel hiervan is. Ook dient te worden vermeld hoe lang de gegevens worden bewaard. Dit betekent ook dat het ‘in portefeuille’ houden van gegevens van een sollicitant alleen mag als de sollicitant daarvoor toestemming geeft. Van een ongelijke verhouding tussen werkgever en sollicitant zou dan geen sprake meer zijn.

Dit bericht is een bewerking van een blog van
Marion Hagenaars, advocaat bij Cordemeyer & Slager / Advocaten.

logo-CordemeyerSlager LawyersforIT

Wilt u op de hoogte blijven?

Mercash publiceert de komende periode met regelmaat over de AVG en de impact op de Human Resources en het arbeidsrecht. Schrijf u in, en u ontvangt een melding wanneer er een nieuw bericht wordt geplaatst.