skip to Main Content

De bewaartermijnen van persoonsgegevens veranderen niet door Algemene Verordening Gevensbescherming (AVG). Dus blijft gelden dat persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk mogen worden bewaard. Voor een aantal zaken is een verplichte of gangbaare bewaartermijn. We geven u een overzicht.

4 weken

  • personeelsdossiersollicitatiegegevens worden uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd. Uitzondering op deze regel is wanneer u met expliciete toestemming van de kandidaat de gegevens in portefeuille wil houden met het oog op toekomstige vacatures. Een bewaartermijn van maximaal een jaar wordt dan redelijk gevonden.
  • voor cameraregistratie is een bewaartermijn van 4 weken redelijk. De beelden mogen langer worden bewaard wanneer ze als bewijsmateriaal gelden van bijvoorbeeld een strafbaar feit of onderbouwing in een (arbeids)conflict.
  • gegevens uit psychologisch onderzoek

2 jaar

  • functioneringsverslagen, schriftelijke afspraken, administratieve verzuimgegevens en andere algemene documenten kunnen 2 jaar na uitdiensttreding uit het personeelsdossier worden verwijderd. Met een duidelijke reden kunt u deze gegevens langer bewaren
  • re-integratiedossier, 2 jaar na volledige re-integratie. Voor eigenrisicodragers kan van dit termijn worden afgeweken omdat zij langer verantwoordelijkheid dragen

5 jaar

De bewaartermijn van 5 jaar na het einde van het dienstverband is van toepassing op

  • het kopie van het identiteitsbewijs
  • de salarisgegevens
  • de loonbelastingverklaringen, ook de verklaringen die door nieuwe zijn vervangen

7 jaar

De fiscale bewaartermijn is 7 jaar. In die periode kan de Belastingdienst bij een controle de gegevens van u medewerkers nog opvragen. De bewaartermijn is van toepassing op:

  • persoonlijke gegevens zoals naam, adres, woonplaats, burgerlijke staat,
  • datum indiensttreding
  • salarisadministratie
  • arbeidsvoorwaarden (aanvullende arbeidsafspraken, salarisafspraken)
  • afstandsverklaring woon-werkverkeer
  • afspraken levensloopregeling
  • samenleving/partnerschap

Overige bewaartermijnen

Voor verschillende gegevens geldt als logische bewaartermijn de periode waarin of waarop de gegevens van toepassing of geldig zijn. Denk hierbij aan:

  • een concurrentiebeding, zolang het beding geldt
  • afspraken op het gebied van opleiding: tot uitdienstreding. Moet een werknemer ook na vertrek nog opleidingskosten terugbetalen, dan mag de bewaartermijn tot het einde van de afbetaling worden opgerekt
  • afspraken over de loopbaan: tot realisatie
  • ziektekostengegevens mogen tijdens de duur verzekering tot het vertrek van de werknemer worden bewaard
  • loonbeslaginformatie moet worden verwijderd als het beslag wordt opgeheven
  • individuele brieven aan medewerkers bijvoorbeeld vanwege jubilea mogen worden bewaard tot het vertrek van de medewerker

Dossier Privacywetgeving

Alle artikelen over AVG / GDPR

Back To Top