Met de migratie naar online zijn we ook in één keer van Navision versie 15 overgegaan naar Microsoft Business Central overgegaan.
Debbie Daniëlse, Applicatiebeheerder Berend Botje
Altijd en overal actueel dus ook thuis
De eerste lockdown legde het project stil. Maar in het hectische jaar 2020 zag Kinderopvang Berend Botje toch nog mogelijkheden om over te schakelen naar de cloud met Kidsvision en Mercash Online. Een uitkomst met het verplichte thuiswerken.
Oplossingen uit nood geboren
Zoals voor velen was 2020 een uitzonderlijk werkjaar voor Senior Medewerker Personeelszaken Francine de Kroon en Applicatiebeheerder Debbie Daniëlse van Kinderopvang Berend Botje. Door de eerste lockdown in maart moesten locatiemanagers en de medewerkers van het centraal bureau halsoverkop thuis gaan werken.
“We waren in februari juist gestart met de voorbereidingen voor overgang naar online, maar dat project werd natuurlijk stil gelegd toen het coronavirus uitbrak”, vertelt functioneel beheerder Debbie Daniëlse. Er waren immers belangrijkere zaken te regelen: noodopvang voor kinderen van ouders met essentiële beroepen, bezettingen indelen aan de hand van de nieuwe situatie, plannen en vervanging regelen voor collega’s die in quarantaine zaten. Voor thuiswerkende medewerkers moest online toegang tot het bedrijfsnetwerk worden geregeld, oplossingen voor online contacten en overleggen via Teams moesten uitgewerkt en uitgevoerd worden.
Omdat alle software toen nog op de lokale servers stond, kon manager Francine de Kroon alleen bij de programma’s die zij nodig had door in te loggen op het bedrijfsnetwerk. “Omslachtig”, omschrijft ze inmiddels deze oude werkwijze.
“In de eerste lockdown werden de meeste oplossingen uit nood geboren. Tsja, niemand had natuurlijk zo’n situatie eerder bij de hand gehad. Met de tweede lockdown is duidelijk het minder ad hoc gegaan. Scenario’s voor de meest voorkomende aanpassingen zijn gemaakt.”
Kidsvision en Mercash Online
In mei, na het wegzakken van alle hectiek door de eerste lockdown, werd het project migratie naar de cloud weer opgepakt. Halverwege augustus werd een proefmigratie van Kidsvision en Mercash naar de online omgeving gedaan. Na de soepele testperiode werd de livegang vastgesteld. Maandag 5 oktober was D-day: Kinderopvang Berend Botje was definitief over en live. Er kwam nog wel een kleine aap uit de mouw. In de loop der jaren was er ook het nodige maatwerk aan Mercash toegevoegd. Over het hoofd was gezien dat voor alle rollen en de daarbij behorende permissies naar een nieuwe standaardindeling moest worden overgezet.
Francine de Kroon: “Tussen de vijfde en tiende van de maand draaien wij de salarissen. Bij P&O was het even lastig dat die rechten en rollen nog niet goed waren, maar het was de volgende dag alweer opgelost. De locatiemanagers konden vanaf het begin hun werk zonder problemen doen.”
Altijd en overal actueel dus ook thuis
Debbie Daniëlse is tevreden met het verloop van hele migratietraject. Qua tijd en actualiteit plukt zij de vruchten van de automatische updates en releases. ”Met de migratie naar online zijn we ook in één keer van Navision versie 15 overgegaan naar Microsoft Business Central overgegaan. De veranderingen in de tussenliggende versies kennen we niet. De praktijk was dat we een software-update of release eerst in een testomgeving plaatsten waarna gebruikers gingen testen. Pas als er geen enkel praktisch obstakel was, werd de release in de live-omgeving geïnstalleerd. Daar konden weken overheen gaan. En kon het ook gebeuren dat we soms versies achterliepen. ”
Met de succesvolle migratie was Berend Botje softwarematig voorbereid toen half december 2020 de tweede lockdown werd afgekondigd. Het altijd en overal bereikbaar zijn heeft zeker met het verplichte werken vanuit huis zijn voordelen. Francine de Kroon: “Nu met al het thuiswerken is het een groot voordeel dat je direct toegang hebt tot het systeem. Door het werken in de cloud is niet meer nodig om eerst in te loggen op het bedrijfsnetwerk. Dat werkt een stuk fijner.”
Kinderopvang Berend Botje
Kinderopvang Berend Botje bestaat sinds 1993. Op 45 locaties verspreid over 10 gemeentes in Noord-Holland biedt de organisatie kinderopvang, buitenschoolse opvang en peuteropvang. Met meer dan 700 verbonden gastgezinnen biedt Berend Botje ook gastouderopvang aan. Er werken rond de 300 personeelsleden, medewerkers en vrijwilligers. Het centraal bureau van de organisatie is gevestigd in Hoorn.
www.berendbotje.nl
