skip to Main Content

Onzorgvuldig omgaan met informatie over de gezondheid van werknemers kan grote gevolgen hebben voor hun privacy. Zowel onder de huidige Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) als de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geldt dat deze gegevens worden aangemerkt als bijzondere persoonsgegevens. Dergelijke gevoelige gegevens zijn door de wetgever extra beschermd.

Wijziging Arbowet per 1 juli 2017Bijzondere persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt als dit noodzakelijk is voor de goede uitvoering van wettelijke voorschriften, pensioenregelingen of collectieve arbeidsovereenkomsten. Een wettelijk voorschrift is de loondoorbetaling bij verzuim. Daarnaast mogen persoonsgegevens verwerkt worden voor begeleiding en re-integratie van de zieke werknemer. Het is voor u als HR-professional belangrijk te weten welke gegevens op welk moment gevraagd en verwerkt morgen worden.

Tijdens de sollicitatieprocedure

Een (toekomstige) werkgever mag tijdens een sollicitatiegesprek geen vragen stellen over de gezondheid van de sollicitant of zijn ziekteverzuim in het verleden. Navraag hierover bij oud-werkgevers is ook niet toegestaan. Stelt een werkgever toch dergelijke vragen dan mag een sollicitant hierover onjuiste informatie verstrekken zonder dat de werkgever hier consequenties aan mag verbinden. Hierop geldt een uitzondering: alleen als een sollicitant weet of moet begrijpen dat bepaalde gezondheidsklachten hem ongeschikt maken voor de functie is hij verplicht dit te melden. Daarnaast maakt de Wet op de Medische Keuringen het mogelijk een aanstellingskeuring te laten uitvoeren wanneer een functie bijzondere eisen stelt aan een sollicitant op het punt van medische geschiktheid. Deze wet noemt de regels die daarbij gevolgd moeten worden.

De ziekmelding

Mercash VerzuimAls een werknemer niet in staat is om te werken, moet hij dit zo spoedig mogelijk melden bij zijn werkgever. De vragen die de werkgever vervolgens mag stellen en informatie die hij over de verzuimmelding mag verwerken, zijn beperkt tot:

  • het telefoonnummer en (verpleeg)adres
  • de vermoedelijke duur van het verzuim
  • de lopende afspraken en werkzaamheden
  • of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling)
  • of verzuim verband houdt met een arbeidsongeval
  • of sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is

Andere gegevens mogen door de werkgever niet worden geregistreerd of doorgegeven aan de bedrijfsarts/arbodienst. Dit geldt ook voor gegevens die de werknemer vrijwillig aan de werkgever verstrekt. (Lees ook het bericht over de nieuwe arbokoppeling)

Begeleiding en re-integratie

De werkgever is verplicht zich bij de verzuimbegeleiding en re-integratie te laten bijstaan door een bedrijfsarts of arbodienst. De bedrijfsarts of arbodienst mag alleen die informatie verstrekken aan werkgever die nodig is voor beslissingen over loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie. Dit betekent dat de volgende gegevens verstrekt mogen worden:

  • de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is
  • de verwachte duur van het verzuim
  • de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is
  • eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen

Uit dit beperkte overzicht volgt dat aan de werkgever niet vertrekt mogen worden onder meer: diagnoses, namen van ziektes, eigen subjectieve waarnemingen, gegevens over afspraken met artsen, gegevens over situationele problemen zoals relatieproblemen.

De bedrijfsarts of arbodienst voert deze taak uit onder diens eigen verantwoordelijkheid en heeft daartoe een eigen wettelijke grondslag. Een verwerkersovereenkomst hoeft daarom niet gesloten te worden. Dit ligt anders als de werkgever haar eigen taken omtrent verzuimbegeleiding en re-integratie (deels) door een arbodienst of verzuimbedrijf laat uitvoeren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het opstellen van een plan van aanpak samen met de werknemer. De arbodienst of het verzuimbedrijf moet dan worden aangemerkt als verwerker van de werkgever. In dat geval moet er dus een verwerkersovereenkomst gesloten worden met de arbodienst of het verzuimbedrijf.

Uitkeringsinstantie het UWV kan de bedrijfsarts of arbodienst verzoeken bepaalde gegevens over een werknemer aan haar te verstrekken. Gaat het om gegevens die noodzakelijk zijn voor de taakuitvoering van het UWV dan is de bedrijfsarts of arbodienst daartoe verplicht.

Bewaartermijnen

Een werkgever mag persoonsgegevens van werknemers niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het doel waardoor ze verwerkt zijn. In geval van een korte periode van verzuim zal het vaak enkel om administratieve verzuimgegevens gaan. Deze gegevens mogen niet langer dan twee jaar na het einde van de arbeidsrelatie bewaard worden. In geval van langdurig verzuim is een re-integratiedossier bijgehouden met meer dan alleen de administratieve gegevens. Een bewaartermijn van twee jaar na afronding van de re-integratie is dan redelijk. Eigenrisicodragers blijven ook na uitdiensttreding verantwoordelijk voor re-integratie, waardoor in dat geval een langere bewaartermijn geldt die daarbij aansluit.

Conclusie

U dient als werkgever zeer zorgvuldig te zijn met betrekking tot de gezondheidsgegevens van uw werknemers. Dit begint al bij de sollicitatieprocedure. Vervolgens is het zowel bij de verzuimmelding als in het traject van begeleiding en re-integratie belangrijk dat u weet welke informatie van een werknemer gevraagd en verwerkt mag worden. U moet uw systemen zo inrichten dat enkel de toegestane gegevens kunnen worden verwerkt.

Dit bericht is een bewerking van een blog van
Marion Hagenaars, advocaat bij Cordemeyer & Slager / Advocaten.

Cordemeyer&Slager, LawyersforIT

Back To Top