Theo
Op 25 mei 2018 treedt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in werking. De nieuwe privacywetgeving stelt strikte eisen aan de verwerking van persoonsgegevens. Dat treft u ook als werkgever. Waar moet u op letten? In ons AVG-dossier dit keer 4 vragen over persoonsgegevens en uw HR-software aan Theo van Zanen, Operationeel Manager bij Mercash.

Wat betekent de AVG voor Mercash?

“Voor Mercash heeft de komende privacywetgeving net zoveel impact als voor iedere andere organisatie. Wij zitten nog gedeeltelijk in de inventarisatiefase; waar, op welke manier maken in ons bedrijf gebruik van persoonsgegevens, met welk doel en hoe is deze informatie beschermd?  Op basis van de uitkomsten nemen wij eventueel aanvullende maatregelen.

Wanneer is een verwerkersovereenkomst nodig?

“We krijgen steeds vaker het verzoek om een verwerkersovereenkomst te ondertekenen.
Deze overeenkomst is noodzakelijk wanneer wij op verzoek voor een klant de salarisadministratie voeren of service verlenen waarbij wij toegang krijgen tot persoonsgegevens. De meeste klanten voeren deze administratie zelf en zijn daardoor zelf verantwoordelijk voor deze gegevens en zijn dus ook zelf de verwerker.”

Moet de software van Mercash worden aangepast?

“Binnen de software is de verzuimregistratie aangepast. Vanuit efficiëntie en service kon een werkgever persoonsgegevens van medewerkers doorgeven aan hun arbodienst. De Autoriteit Persoonsgegevens attendeerde arbodiensten en softwareleveranciers dat het op voorhand doorgeven van gegevens van werknemers inclusief het burgerservicenummer niet toegestaan is. Daarom is er een nieuwe arbokoppeling, de verzuimstandaard gemaakt waarbij een werkgever het burgerservicenummer niet meer kan doorgeven. Deze softwarematige aanpassing is een rechtstreeks gevolg van de grotere bescherming van de privacy.”

Hoe ondersteunt de Mercash-software organisaties in het beschermen van persoonsgegevens?

“Iedere organisatie met klanten, contacten en medewerkers krijgt te maken met de sterke nadruk die de wet legt op bescherming van persoonsgegevens en vooral ook op de afscherming van deze gegevens, zodat onbevoegden er geen toegang toe hebben. Dit is met autorisatie binnen de software van Mercash uitstekend te regelen. Ik adviseer klanten om deze autorisatie-instellingen nog eens goed tegen het licht te houden: is het bijvoorbeeld noodzakelijk dat een HR-adviseur toegang heeft tot de salarisstroken van een medewerker? De nieuwe privacywetgeving stelt dat een persoon, officieel een inwoner van de Europese Unie, inzage moet hebben tot welke persoonsgegevens over hem of haar zijn vastgelegd.  Met Employee Self Service van Mercash kun je directe toegang tot deze informatie aan werknemers bieden.”

Wilt u op de hoogte blijven?

Mercash publiceert de komende periode met regelmaat over de AVG en de impact op de Human Resources en het arbeidsrecht. Schrijf u in, en u ontvangt een melding wanneer er een nieuw bericht wordt geplaatst.