Avans Hogescholen

Studenten Personeel en Arbeid werken met Mercash

“Zowel Dynamics NAV als Mercash slagen met vlag en wimpel”

Sinds het begin van 2009 maakt Avans Hogeschool in Den Bosch gebruik van Mercash voor onderwijsdoeleinden. Tweedejaars studenten Personeel en Arbeid krijgen de gelegenheid ervaring op te doen met ons personeelsinformatiesysteem binnen een fictief bedrijf. Docenten Hans van der Hoeven en John Fahrenfort en Adjunct-Directeur André Gehring vertellen over hun keuze voor - en de eerste ervaringen met – Mercash.

Avans Hogescholen telt 19 verschillende academies, verspreid over drie locaties, waarbinnen meerdere opleidingen zijn geclusterd. Een groot aantal academies maakt al geruime tijd gebruik van Microsoft Dynamics NAV, waaronder de academie voor Management en Bestuur. Vanuit Den Bosch vindt de Avansbrede coördinatie plaats, aangestuurd door Hans van der Hoeven. Hij is niet alleen docent, maar tevens coördinator van het ERP Kenniscentrum. Dit maakt hem onder andere verantwoordelijk voor het functionele beheer. Hans: “Voorafgaand aan Microsoft Dynamics NAV gebruikten we tien jaar lang een heel groot ERP-systeem voor opleidingsdoeleinden. We kwamen er echter steeds meer achter dat dit voor studenten veel te complex en te groot was. Ze zaten weliswaar een uur te klikken, maar hadden geen idee waar ze mee bezig waren. We besloten toen te schalen naar een oplossing voor het midden- en kleinbedrijf. Zodat de studenten in ieder geval begrijpen wat ze aan het doen zijn.”

Meer bagage dankzij Mercash

Personeel en Arbeid (P&A) is één van de opleidingen binnen de academie voor Management en Bestuur. John Fahrenfort is docent binnen de opleiding P&A. Hij constateerde de noodzaak van een personeelsinformatiesysteem binnen de opleiding. “Studenten die in het derde jaar op stage gaan, krijgen in bijna alle gevallen te maken met een informatiesysteem. Het uitgangspunt van Avans is dat onze studenten over voldoende bagage moeten beschikken, alvorens ze bij een bedrijf binnenstappen. Ze hoeven niet alle ins&outs te weten, maar wel de globale richtlijnen en valkuilen. Daarom vinden we het zo belangrijk dat studenten er kennis mee maken. We zochten iets dat in het verlengde lag van Microsoft Dynamics NAV. Er zijn eigenlijk geen aanbieders in de markt die een vergelijkbaar product bieden als Mercash. Dus die keuze was vrij snel gemaakt.”

Schoolvoorbeeld

Hans nam in het eerste kwartaal van 2008 het initiatief bij het aantrekken van Mercash als leverancier voor leerdoeleinden: “Mercash Directeur Wouter Bakker stond daar direct positief en open tegenover. ‘Dat gaan we doen en dat gaan we mogelijk maken’, was zijn antwoord. En daar heeft hij zich buitengewoon goed aan gehouden. Tijdens een bijeenkomst waar John ook bij aanwezig was, hebben we spijkers met koppen geslagen. Afgelopen januari is het systeem ingericht, waarna Mercash drie dagen lang de training van onze docenten heeft verzorgd. Adjunct-Directeur André Gehring: “Mercash is een schoolvoorbeeld van hoe een bedrijf het onderwijs kan ondersteunen. Ze zijn bereid er tijd en energie in te steken, zonder er direct zelf de vruchten van te plukken. Wat ze toezeggen, voeren ze ook echt uit. Dat is echt een sterk punt. Door middel van samenwerking met meer partners uit het beroepenveld willen wij onze studenten nog praktijkgerichter opleiden en voorbereiden op hun toekomstige baan in het HR-werkveld.

Stabiel met vlag en wimpel

Er zijn in Nederland zo’n 7 of 8 grote hogescholen die met Microsoft Dynamics NAV werken. Avans beschikt over de grootste installatie van Nederland en misschien wel daarbuiten. Hans: “Om een idee te geven: we werken met databases, met daarin steeds veertig bedrijven. Iedere student krijgt een eigen bedrijf, waarin hij mutaties mag doen. Op het drukste moment in het collegejaar hebben we 65 databases, dus in totaal bijna 2500 ondernemingen/gebruikers in de lucht. Als een onderneming twee databases heeft met elk drie bedrijven, dan is dat al heel wat. De omvang van onze installatie is dus enorm. Daarom wilden we ook iets hebben dat stabiel is en heel goed te beheren. Zowel Microsoft Dynamics NAV als Mercash slagen op dit gebied met vlag en wimpel. Het is niet omver te krijgen. Studenten proberen dat soms wel, maar als het niet werkt, heeft het een andere reden. Het heeft nog nooit aan Microsoft Dynamics NAV of aan Mercash gelegen.” Hans illustreert de stabiliteit met een voorbeeld: “Stel dat een pc uitvalt, terwijl de student midden in een data-entry zit. Dan ontstaan er ergens ‘open files’. Heel veel systemen worden daar erg nerveus van. Microsoft Dynamics NAV niet. Je kunt gewoon de stekker uit de pc trekken; zet je hem even later weer aan, dan kun je verder waar je gebleven bent. Ik ken geen enkel systeem dat zo stabiel is. En dat is een belangrijk aspect, zowel in het onderwijs als in het bedrijfsleven.” John: “Ik kan dat onderstrepen. We hebben eigenlijk geen enkel probleem ondervonden tijdens het onderwijs. De enige foutmeldingen die we krijgen, is als de student een verkeerde invoer doet.”

Bedrijfskundige beslissingen

Personeel en Arbeid in Den Bosch profileert zich heel duidelijk als een bedrijfskundige HR-opleiding. “Dat wil zeggen dat onze opleiding in mindere mate leunt op sociaal-pedagogische principes”, aldus John Fahrenfort. “Studenten leren hier bedrijfskundige beslissingen te nemen en leren dat betrouwbare informatie uit een Mercash-systeem hierbij cruciaal is. We leren de studenten de juiste vragen te stellen aan het systeem. De gegevens moeten ze kunnen analyseren en een advies kunnen uitbrengen aan het management van een organisatie. We gaan dus een stap verder dan alleen operationeel leren om te gaan met de software.”

Drs. John Fahrenfort | Docent (personeels)management | Coördinator en lid Kenniskring HRM
“Het uitgangspunt van Avans is dat onze studenten over voldoende bagage moeten
beschikken, alvorens ze bij een bedrijf binnenstappen”

Overstap naar NAV2009

Avans maakt sinds twee jaar gebruik van versie 5.0. Normaal gesproken is telkens overstappen na twee jaar ondoenlijk, omdat al het lesmateriaal ook moet worden aangepast. Hans: “De stap naar Microsoft NAV 2009 is echter zo groot, dat we er niet omheen kunnen. De landelijke stuurgroep waar ik voorzitter van ben, heeft ook aan alle hogescholen het advies uitgebracht over te stappen. Vanwege de technologische vooruitgang en omdat we dan onderling lesmateriaal en ervaringen kunnen uitwisselen.” Hans is samen met een klein Avansteam bezig met de voorbereidingen op Microsoft Dynamics NAV 2009. De beheerschil die ze voor de huidige versie hebben geschreven, moet daarvoor flink op de schop. “Mercash draait daar gewoon in mee, Microsoft Nederland kijkt mee over onze schouders. Ze hebben aangegeven dit als voorbeeldinstallatie te willen gebruiken, voor als andere hogescholen Microsoft NAV 2009 willen gaan gebruiken.”

Drs. Hans van der Hoeven | Coördinator ERP Kenniscentrum | Coördinator Dynamics NAV | Docent ERP
“Als het niet werkt, heeft het een andere reden. Het heeft nog nooit aan Dynamics NAV of Mercash gelegen.”
 

Groeipad

De heren zien nog wel een groeipad, voor wat betreft het gebruik van Microsoft Dynamics NAV en Mercash. Zo gebruikt de opleiding Personeel en Arbeid nu alleen de add-on van Mercash, maar het is niet ondenkelijk dat ooit Microsoft Dynamics NAV als geheel in gebruik wordt genomen. “Daarnaast biedt Avans binnen een andere academie bijvoorbeeld een minor Business Management”, vertelt André Gehring. “Studenten werken dan in een virtuele bedrijfsomgeving aan projecten. Het HR-gedeelte in die minor is nog onderbelicht. Door ook daar Mercash in te zetten, krijgt het opleidingsniveau over de gehele breedte een boost.”

Drs. André Gehring | Adjunct-Directeur Academie Management en Bestuur
“Door middel van samenwerking met meer partners uit het beroepenveld willen wij onze studenten nog praktijkgerichter opleiden en voorbereiden op hun toekomstige baan in het HR-werkveld”