Atlant groep

René Walenberg en Sjir Rouschop van de Atlant Groep

“Op het gebied van HRM en Salaris is Mercash onze keuze”

De Atlant Groep is een netwerkorganisatie die mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in een passende werkomgeving plaatst. Het gaat dan met name om mensen met een lichamelijke of geestelijke beperking. In principe worden zij bij reguliere werkgevers geplaatst, niet in eigen werkplaatsen. Dat kan via begeleid werken, door middel van individuele detachering of groepsdetachering, waarbij de Atlant Groep feitelijk een deel van de productie overneemt van een organisatie. Een werkleider stuurt de groep aan en jobcoaches begeleiden de mensen wanneer dat nodig is. Dit biedt de mogelijkheid die mensen maximaal te begeleiden en de werkgever te ontzorgen.

De organisatie uit Helmond heeft met veel regels en wetten te maken. Bovendien is de hoeveelheid informatie vanuit en richting arbeidskrachten, medewerkers en opdrachtgevers enorm. Dat was de reden voor de Atlant Groep om te kiezen voor een breed informatiesysteem. René Walenberg, directeur van de concernstaf: “Er moet gestructureerde data voorhanden zijn voor alle partijen. Microsoft Dynamics NAV biedt veel mogelijkheden om processen tot in detail te ondersteunen. GAC Business Solutions, een Brabantse softwareleverancier,leverde op basis hiervan een pakket dat tot op zekere hoogte voldeed aan onze wensen. Maar op het gebied van HRM en Salaris liepen we tegen beperkingen aan. GAC heeft ons toen in contact gebracht met Mercash. Hun softwaremodules, die naadloos aansluiten op Microsoft Dynamics NAV, gaven precies de invulling aan de functionele eisen die we hadden opgesteld.”

Opnieuw inrichten of een nieuwe implementatie

De Atlant Groep werkte voorheen met EMIS, een systeem dat merkbaar verouderd was. Voor Sjir Rouschop, manager Projecten bij de Atlant Groep, reden genoeg om verder te kijken: “We hadden dat kunnen ondervangen, maar dan moest EMIS opnieuw worden ingericht. Dat zou dezelfde impact hebben als een geheel nieuw implementatietraject. Onze voorkeur ging dus uit naar een pakket dat nauwer aansloot op onze informatiebehoefte. Om een simpel voorbeeld te noemen: een brief in Word aanvullen met persoonsgegevens uit het oude systeem kon alleen met allerlei trucjes. In Mercash zijn deze mogelijkheden standaard geregeld en dus in een handomdraai gepiept.”

Degelijke en verfrissende aanpak

René Walenberg: “Het traject voorafgaand aan de implementatie is heel zorgvuldig verlopen. Van beide kanten is nadrukkelijk de keuze gemaakt om de wensen en eisen goed in kaart te brengen. Deze blauwdrukfase maakte veel inzichtelijk. Welke functionele aspecten spelen er van onze kant, wat zijn de technische mogelijkheden die Mercash biedt, sluit dit voldoende op elkaar aan? Het bleek dat er weinig tot geen technische onmogelijkheden waren, dus de basis om een project te starten was er.”
Sjir Rouschop vult aan: “De kracht van Mercash is dat ze in de blauwdrukfase heel duidelijk hebben gesteld wat we wel en niet konden verwachten. Het is geen organisatie die koste wat kost gecompliceerde ontwikkeltrajecten wil induiken. Ze zijn op alle fronten reëel; je kunt er alle eisen en randvoorwaarden neerleggen die je wilt, maar als het hun organisatie te boven gaat, dan geven ze dat direct aan. Dat werkte heel verfrissend, omdat software ontwikkelaars zelden roepen dat iets niet kan.”

Livegang na vier maanden

Vanaf het moment dat de contracten rond waren tot het moment van livegang zijn krap vier maanden verstreken. In september 2007 begon de implementatie, in januari 2008 draaide de Atlant Groep de eerste loonstroken uit. De focus lag op de basis van HRM en salariëring; als het systeem niet goed werkte, zouden zo’n 2000 medewerkers geen salaris ontvangen. Bij de eerste ronde kregen Atlant medewerkers nog hulp van Mercash, de tweede salariëring hebben zij geheel zelfstandig uitgevoerd. Na livegang zijn er heel sporadisch technische ingrepen nodig geweest.

Integratie noodzakelijk voor management

Is HRM bij traditionele bedrijven iets van de P&O-afdeling, bij de Atlant Groep wordt het HRM-pakket heel breed ingezet. René Walenberg: “Onze managementstijl is integraal management. Als manager moet je zélf de nodige informatie kunnen benaderen, in plaats van daar een collega mee op te zadelen. Dat betekent dat we onze managers het juiste gereedschap moeten geven, in de vorm van de producten van Mercash. Er zijn nog hindernissen te nemen, maar ons partnership met Mercash vormt hiervoor een stevige basis.”
Dhr. Rouschop: “Een wezenlijk voordeel van het gebruik van Mercash is voor mij het gebruik van de WSW-statistiek. Dat is een rapportage die aan het Rijk geleverd moet worden. In het verleden hadden we met de EMIS database altijd afstemmingsproblemen. Het standaard HRM pakket ging maar niet samen met het maatwerk WSW-statistiek. Het waren twee gescheiden registraties die niet met elkaar communiceerden. De integratie komt nu terug in Mercash. Daarin zitten dezelfde personen in één HRM-bak. Van daaruit wordt de hele rapportage opgesteld en kunnen we in één keer een aanlevering doen. Waarop we de terugkoppeling krijgen van het Rijk dat het document geen fouten bevat. Dat levert meteen tijdswinst op doordat controles en correcties niet nodig zijn.”

Gedifferentieerde rapportages

Ook de informatieverschaffing aan gemeentes verloopt soepel dankzij Mercash. Door nieuwe wetgevingen moet de Atlant Groep op gemeentelijk niveau informatie verschaffen. Voorheen was het niet relevant of iemand uit Helmond of Deurne kwam; momenteel moeten de gemeenten echter rapporteren aan het Rijk om voldoende nieuwe subsidies te krijgen. Dat betekent dat zij van de Atlant Groep gedifferentieerde rapportages verlangen. Sjir Rouschop: “Om te kunnen sturen op resultaat moet je voldoende informatie in het systeem kunnen stoppen en het er overzichtelijk uit kunnen halen. Mercash bedient ons daar goed in. Dat is het voordeel van de SQL database.”

René Walenberg: “De Microsoft producten vormen intussen een vast onderdeel van onze visie. Microsoft biedt een wereldstandaard, waarmee alles en iedereen kan werken. Ons uitgangspunt is, dat de buitenwereld iets met onze informatie moet kunnen doen. Die ontsluiting kunnen we - nu en in de toekomst – het beste realiseren met Microsoft producten. Op het gebied van HRM en Salaris is zijn er nauwelijks alternatieven voor Mercash die zo naadloos passen binnen onze ICT omgeving. Zij zijn de enigen die deze toepassing integraal bieden met Dynamics NAV.”

Software kan meegroeien

Sjir Rouschop besluit: “Een hele grote wens is een cliënt-volg-systeem. Niemand heeft dat zomaar op de plank liggen, omdat het heel specifieke processen betreft in een maatschappelijke omgeving die nog in beweging is. Er gebeurt nog teveel, dus de tijd is nog niet rijp om daar software voor te schrijven. We hebben Mercash HRM en Mercash Salaris daarom aangeschaft met de intentie om 1-op-1 over te gaan van de oude naar de nieuwe situatie. Alle functionaliteiten die standaard extra beschikbaar zijn, beschouwen we als mooi meegenomen. Maar het belangrijkste van dit systeem is, dat de software de komende jaren kan meegroeien. Zo zal ons cliënt-volg-systeem langzaam maar zeker in zicht komen.”